Laskutusosoitteen muuttaminen kuulostaa siltä asialta, jonka pitäisi olla yksinkertaista. Ja onhan se – periaatteessa. Käytännössä byrokratia ja järjestelmät tekevät siitä välillä vähän kuin yrittäisi opettaa kissaa istumaan. Onnistuu kyllä, mutta vaatii kärsivällisyyttä.
Miksi muutos ei näy vielä?
Yleisimmät syyt ovat arkisia:
- Muutos ei ole tallentunut kunnolla. Lomake on täytetty, mutta vahvistusnappia ei painettu loppuun asti. Klassikko.
- Päivitys on jonossa. Laskutusjärjestelmät eivät aina päivity reaaliajassa. Muutaman arkipäivän viive on normaalia, vaikka se ärsyttääkin.
- Vanha osoite roikkuu auki olevassa tilauksessa. Jos sinulla on käsittelyssä oleva tilaus, se saattaa käyttää vielä vanhaa laskutusosoitetta. Uusi osoite astuu voimaan seuraavasta tilauksesta alkaen.
- Viesti ei tullut meille perille. Sähköpostit hukkuvat joskus. Roskapostifiltterit ovat arvaamattomia otuksia.
Näin varmistat muutoksen
- Kirjaudu tilillesi osoitteessa valco.fi
- Avaa asiakastiedot ja tarkista, että laskutusosoite on päivittynyt oikein
- Tallenna muutokset – paina se nappi oikeasti loppuun asti
- Tarkista sähköpostisi – jos sait vahvistusviestin, homma on hoidossa
Jos teet muutoksen sähköpostilla, laita viestiin nämä tiedot:
- Tilaus- tai asiakasnumero (löytyy tilausvahvistuksesta)
- Vanha laskutusosoite (niin tiedämme mitä muutetaan)
- Uusi laskutusosoite kokonaisuudessaan
- Mahdollinen verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus, jos kyseessä on yritys
Selkeä viesti nopeuttaa käsittelyä. Me emme ole ajatustenlukijoita – vaikka Kuolemantähden valmistuttua sekin saattaa muuttua.
Jos muutos ei mene läpi
Joskus järjestelmä on itsepäinen. Ei hätää.
- Laita sähköpostia osoitteeseen info@valco.fi ja kerro tilanne. Liitä mukaan yllä mainitut tiedot.
- Me päivitämme osoitteen käsin. Ihminen voittaa koneen tässäkin lajissa.
- Jos sinulla on kiireellinen lasku tulossa, mainitse sekin. Priorisoimme sen silloin.
Yritysasiakkaat: jos laskutusohjeet muuttuvat kokonaan (operaattori, välittäjä, OVT-tunnus), ilmoitathan muutoksesta hyvissä ajoin ennen seuraavaa tilausta. Jälkikäteen korjaaminen on aina hankalampaa kuin etukäteen ilmoittaminen.
Eipä tässä sen kummempaa. Laskutusosoitteen muutos on pieni juttu, kunhan tieto kulkee. Ja jos ei kulje, me korjaamme sen – samalla tavalla kuin korjaamme kuulokkeetkin. Tosin laskutusosoitteen korjaamisesta emme veloita erikseen. Vielä.
