Verwerkingsverantwoordelijke
Valco Oy (KvK-equivalent: 2919697-5, btw FI29196975). Bezoekadres: Takojankatu 13, 87400 Kajaani. Postadres: PL 1001, 33721 Tampere. Voor privacyvragen: info@valco.fi. Er antwoordt een echte mens, geen chatbot.
Wat dit beleid dekt
De website valco.support en de onderdelen daarvan: chatbot, zoekfunctie en contactformulier. Dit beleid geldt niet voor de valco.fi-winkel, de site valcoaudio.com of diensten van derden waar artikelen naar kunnen linken.
Wat we verwerken
We verzamelen zo weinig mogelijk. Hier is de volledige lijst.
Bezoekersstatistieken
We houden aantallen bezoeken en paginaweergaven anoniem bij. De analysetool die we gebruiken plaatst geen cookies, slaat geen IP-adressen op en bouwt geen profiel van je op. Eerlijk gezegd interesseert ons dat ook niet zo.
Functionele cookies en browseropslag
Twee cookies zijn nodig om de site te laten werken: cookie_consent (onthoudt je toestemming, geldig 1 jaar) en preferred_lang/valco-lang (onthoudt je taal, geldig 1 jaar). Zonder deze zou de site behoorlijk irritant zijn, de taal zou halverwege je bezoek veranderen en elke pagina zou opnieuw om toestemming vragen. Het geheugen van je browser zelf (localStorage) regelt donkere modus en chatinstellingen. Niets hiervan bevat persoonsgegevens en niets wordt gedeeld met derden.
Chatbotgesprekken
Berichten die je naar de chatbot stuurt en de antwoorden die je terugkrijgt worden opgeslagen in een chatlog. Die log bevat ook het gespreks-ID, de taal, een automatisch geclassificeerd onderwerp en sentiment, en de bronnen die de bot heeft gebruikt. We gebruiken dit om bij te houden hoe de bot het doet en om hem te verbeteren als we daar zin in hebben. Je IP-adres wordt doorgestuurd naar de chatbotdienst voor rate limiting, maar wordt niet opgeslagen in de log.
Na 30 dagen wordt de berichtinhoud vervangen door [redacted]. Vanaf dat moment is het gesprek niet meer aan jou te koppelen. Dat kon eigenlijk al niet, tenzij je tijdens de chat hebt verteld wie je bent.
Schrijf dus niets naar de bot dat je niet op onze servers wil hebben, of dat je niet naar een AI-bedrijf wil sturen. Je e-mailadres wordt alleen gevraagd als je op de knop 'Praten met een mens' klikt.
Contactformulier
Wanneer je het /contact-formulier verstuurt, verwerken we je naam, e-mailadres, het product dat je hebt gekozen, het onderwerp en de inhoud van je bericht. De gegevens gaan naar ons klantenservicetool Gorgias als supportticket, zodat iemand de kans krijgt je te antwoorden.
'Praten met een mens' in de chat
Als je in de chat op 'Praten met een mens' klikt, vragen we om je naam en e-mailadres. Het supportteam ontvangt deze gegevens, een korte samenvatting van het gesprek, het product/onderwerp en het gespreks-ID. Zo hoef je niet alles twee keer uit te leggen.
Nieuwsbriefinschrijving
Het e-mailadres dat je invult in het nieuwsbriefformulier in de footer gaat rechtstreeks naar Mailchimp (verwerker in de VS). valco.support beheert het adres niet op eigen servers. Je kunt je op elk moment afmelden via de link onderaan elke nieuwsbrief. Dat doe je waarschijnlijk niet, want onze nieuwsbrief is best goed.
Artikel melden
Als je onder een artikel op 'Dit artikel is complete onzin' klikt, ontvangen we het artikel-ID en eventueel de vrije tekst die je hebt achtergelaten. De actie is anoniem, er wordt geen e-mailadres of andere persoonsgegevens verzameld. Dus ga gerust je gang.
Doeleinden en rechtsgrondslag
Anonieme bezoekersstatistieken en de berichtgeschiedenis van de chatbot worden verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang (de site ontwikkelen en de dienst draaiende houden). Gegevens uit het contactformulier en chattickets worden verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang en contractuele noodzaak, zodat we je vraag kunnen beantwoorden. Het nieuwsbriefabonnement is gebaseerd op je toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.
Bewaartermijnen
De gesprekslogboeken van de chatbot worden na 30 dagen geanonimiseerd. De berichtinhoud wordt vervangen, maar de metadata (gespreks-ID, taal, onderwerpklasse, sentiment) wordt bewaard voor geaggregeerde statistieken. Gorgias-supporttickets worden bewaard zolang dat nodig is om het probleem af te handelen. In de praktijk betekent dat meerdere jaren, omdat oudere tickets worden aangehaald in latere gevallen. De Mailchimp-nieuwsbrievenlijst wordt bewaard totdat je je afmeldt. Bezoekersstatistieken zijn 100% geaggregeerde gegevens en bevatten geen informatie op individueel niveau.
Externe verwerkers
De site wordt technisch gehost in Europa.
Internationale doorgifte
Individuele verwerkers kunnen gegevens buiten de EU/EER verwerken, in de praktijk in de VS. Dergelijke doorgiften zijn gebaseerd op EU-modelcontractbepalingen (SCC's) of EU-adequaatheidsbesluiten, zoals het EU-US Data Privacy Framework, afhankelijk van de verwerker. In de praktijk heeft dit betrekking op de chatbot.
Jouw rechten
Je hebt het recht om toegang te vragen tot je gegevens, deze te corrigeren of te verwijderen, de verwerking te beperken, ze over te dragen naar een ander systeem, bezwaar te maken tegen verwerking en eventueel gegeven toestemming in te trekken. Stuur je verzoek naar info@valco.fi. We antwoorden zo snel als we kunnen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Geautomatiseerde beslissingen
De chatbot classificeert berichten automatisch op onderwerp en sentiment voor statistieken. De classificatie is intern en heeft alleen invloed op hoe we de supportinhoud verbeteren. Er worden geen geautomatiseerde beslissingen genomen over individuele gebruikers die hen raken. Ook als de bot vindt dat je boos bent, gaan je koptelefoon niet in staking en trekken wij het ons niet persoonlijk aan.
Kinderen
De site is niet gericht op kinderen onder de 13 jaar en we verzamelen ook geen gegevens over hen (net zoals we dat van niemand anders doen). Ben je een ouder of voogd en vermoed je dat het gesprek van je kind is gelogd, neem dan contact op via info@valco.fi. We verwijderen het.
Wijzigingen
We werken het beleid bij wanneer dat nodig is. De herzieningsdatum staat bovenaan de pagina. Als er wezenlijke wijzigingen zijn in de manier waarop gegevens worden verwerkt, melden we dat op de homepage of per e-mail aan nieuwsbriefabonnees.